¿Qué es un sistema ERP? Planificación de recursos financieros empresariales

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cada vez más empresas de diversos tamaños en todo el mundo buscan introducir en su trabajo la herramienta de gestión más poderosa conocida como sistema ERP. Su uso está diseñado para establecer un control y una planificación efectivos de todos los procesos comerciales estratégicamente importantes para la organización, para optimizar el funcionamiento de las instalaciones principales de producción y auxiliares.

El concepto de ERP y sistemas ERP

Estrategia empresarial ERP (EntERPrise Resource Planning) es una integración de todos los departamentos y procesos de la organización: instalaciones de producción, departamentos financieros, de personal y de perfil de cliente y muchos otros. Esta combinación tiene como objetivo principal optimizar la distribución de varios recursos dentro de la empresa.

Si antes era un concepto puramente de marketing, hoy en día un sistema ERP suele entenderse como una clase de herramientas de software especializadas. En un sentido amplio, es una metodología para planificar y administrar todos los recursos de la empresa. Históricamente, la estrategia ERP se formó sobre la base de sus predecesores:

• MRP - planificación de necesidades de materiales.
• MRP II - planificaciónrecursos de producción.

Por el contrario, un sistema ERP se puede utilizar para empresas muy grandes, a menudo distribuidas geográficamente. En este caso, estamos hablando de la planificación de recursos corporativos, ya que presta atención no solo a la producción, sino también a la planificación financiera integral. Una característica esencial del sistema ERP es también la posibilidad de su uso en absolutamente cualquier empresa, independientemente de los detalles del trabajo, incluidas aquellas que no se dedican a actividades de producción. Considerándolo como un producto de software, cabe señalar que está dotado de un conjunto de medios técnicos más potentes que facilitan o reemplazan el proceso de toma de decisiones.

Propósito del sistema ERP en la empresa

Para decidir un cambio radical en las actividades de su empresa, relacionado con la introducción de un sistema de gestión de la información y la implementación de una nueva estrategia empresarial, la dirección debe ser claramente consciente de la necesidad de este paso, que debe expresarse en los siguientes puntos clave:

• f alta de voluntad para aceptar el estado actual de las cosas;
• la existencia de la necesidad de utilizar tecnologías modernas para fortalecer la posición de una entidad comercial en el mercado en un entorno competitivo;
• espera beneficios significativos de la implementación.

En primer lugar, el uso de un sistema ERP está diseñado para contribuir a la implementación exitosa de una estrategia comercial similar, cuya ejecución debe garantizar la eficaciaplanificación y gestión de recursos empresariales. Para ello, es necesario optimizar el trabajo de sus departamentos, es decir, lograr la máxima coherencia entre ellos y reducir los costes administrativos. Esto se puede lograr a través de los beneficios que brinda el sistema de información. Esto es:

• Aumentar la transparencia de los procesos comerciales.
• Resolver problemas con la organización y encontrar la información correcta.
• Mejorar la fiabilidad y relevancia de los datos.
• Aumentando la velocidad del flujo de trabajo entre departamentos.
• Organización de un único espacio de información entre la central y las sucursales remotas.
• Reduciendo el tiempo que lleva completar la documentación y eliminando posibles errores.
• Aumentar la velocidad de toma de decisiones en todos los niveles.

El sistema ERP proporciona un aumento en la competitividad del objeto, no solo a través de la introducción de procesos comerciales más eficientes en su trabajo. Su uso también debería conducir a una reducción en los costos generales de la empresa. Las herramientas avanzadas de planificación, modelado y análisis ayudan a optimizar los recursos de las actividades de producción, el sector financiero, así como el trabajo de almacén, transporte y otros departamentos.

Principales características del trabajo

En diferentes empresas, incluso aquellas que se dedican al mismo negocio, todos los procesos comerciales pueden proceder de formas completamente diferentes. El esquema de trabajo estandarizado que ofrece un sistema de información de gestión empresarial puede diferir significativamente del utilizado aquí anteriormente. Por estoLa razón para considerarlo solo como un producto de software es fundamentalmente incorrecta, ya que su implementación requiere cambios internos a gran escala por parte de la empresa en forma de reorganización de los procesos comerciales existentes.

Las características conceptuales de estos sistemas están directamente relacionadas con su esencia. Recordemos que la metodología ERP implica la consolidación de todos los departamentos vitales de la empresa para organizar la gestión eficaz de sus recursos. Dicha asociación se implementa dentro del sistema de información a través de la presencia de una única base de datos pública. La información ingresa al repositorio solo una vez y, posteriormente, puede ser procesada y utilizada repetidamente por varios consumidores internos y externos. En comparación con la vida real, en este caso, hay una disminución en el tiempo y esfuerzo de los empleados de la empresa para la toma de decisiones. También se debe tener en cuenta que el sistema ERP no es un sistema de control de procesos automatizado, sino un sistema de información integrado basado en su modelo abstracto, en el que personas vivas ingresan la información.

La estructura de la base de datos, así como el funcionamiento del paquete de software en su conjunto, deben organizarse de manera que reflejen las actividades de todos los departamentos sin excepción. Este enfoque permite monitorear el conjunto total de recursos y procesos comerciales de la empresa casi en tiempo real y, por lo tanto, realizar una gestión operativa y estratégica de los mismos.

Una de las tareas principales de los sistemas ERP esoptimización del proceso de planificación y control sobre la ejecución del plan. Los algoritmos inteligentes incorporados simplifican enormemente su solución para sus usuarios. Por ejemplo, la planificación y gestión de una empresa manufacturera tiene muchas características específicas asociadas con la heterogeneidad de sus componentes. Entonces, en una planta puede haber talleres que operen tanto de manera continua como discreta. Desde este punto de vista, el sistema de clase ERP implementado debe ser universal y contener la más amplia gama de módulos especializados.

Dado que las empresas modernas de hoy en día a menudo están distribuidas geográficamente, es muy importante que las sucursales alejadas de la oficina principal tengan acceso completo a un almacén de datos de información común. Esto se implementa mediante las tecnologías de red más avanzadas involucradas en el desarrollo de los sistemas ERP, que también contemplan la diferenciación de los derechos de acceso de los usuarios a la información almacenada en ellos.

Funcionalidad de los sistemas de clase ERP

Hablando de funciones, no debemos olvidar que cualquier producto de clase ERP es un sistema de gestión empresarial en su conjunto. El rango de sus capacidades dependerá principalmente de la escala y las características de la operación de la instalación para las necesidades de las cuales se utiliza. Considere el conjunto de funciones clásicas:

Producción

• Mantener las especificaciones de diseño y proceso para los bienes producidos o los servicios prestados para determinar la cantidad de materiales necesarios y los costos de mano de obra.
• Dibujo de planes de producción.
• Planificación y gestión de las capacidades técnicas de una empresa en diversas aproximaciones: desde unidades individuales hasta talleres y asociaciones de producción.

Finanzas

• Contabilidad operativa, financiera, gerencial, contabilidad fiscal y control.
• Gestión de activos empresariales, incluidos activos fijos, valores, cuentas bancarias, etc.
• Planificación integral de los recursos financieros de la empresa y control de sus resultados.

Logística

• Formación de indicadores planificados de los volúmenes requeridos de materiales, materias primas, partes, componentes de acuerdo con los planes de producción.
• Gestión de aprovisionamiento y ventas: contabilización de contrapartes, mantenimiento de un registro de contratos, gestión de la cadena de suministro, implementación de planificación y contabilidad de almacenes.

Personal

• Gestión del proceso de contratación.
• Personal operativo y registros de personal, dotación de personal, nómina.
• Planificación de mano de obra.

Marketing y publicidad

• Mantener los planes de ventas.
• Gestión de precios en varios tipos de mercados para formar una estrategia general adecuada de la empresa, una política transparente para calcular el costo de los bienes: contabilidad de descuentos y condiciones especiales de venta.
• Planifique y controle las actividades promocionales y de marketing en curso.

Proyectos. Informes

• Proporcionar una amplia gama de formularios estandarizados de informes contables, financieros y de gestión, así como un mecanismo flexiblecrear personalizado.
• Elaboración de una estrategia global: planificación paso a paso de lo necesario para la implementación exitosa de los recursos temporales, materiales, financieros y humanos.
• Seguimiento de indicadores clave de desempeño del proyecto.

Qué empresas pueden usar sistemas ERP

A primera vista, puede parecer que los sistemas de esta clase están diseñados exclusivamente para industrias a gran escala, ya que se caracterizan más por la alta complejidad de la estructura de flujos de recursos y procesos de varios tipos. Sin embargo, hay situaciones en las que el uso de las clases MRP o MRP II puede no ser suficiente para una pequeña empresa. Hoy en el mercado puede comprar productos de software con varias capacidades. Dependiendo de la escala de la empresa en la que se puedan utilizar con eficacia, existen soluciones pesadas, medianas y ligeras.

En cuanto a las organizaciones que no son de fabricación, los sistemas de clase ERP también son aplicables a ellas. Para tales empresas, una funcionalidad no demasiado amplia será suficiente. Por el momento, existen pequeñas variedades de sistemas integrados o locales que pueden satisfacer las necesidades de las empresas comerciales u organizaciones que trabajan en el sector de servicios. También se debe tener en cuenta que muchos desarrolladores ofrecen a sus clientes y productos de la industria.

Acerca de los métodos de clasificación

La característica más obvia por la que se pueden clasificar todos los sistemas de gestión empresarial ERP esescala de la organización, donde puedan ser aplicables. Desde este punto de vista, dependiendo del número de trabajos, se acostumbra asignar soluciones para:

• Grandes corporaciones (más de 10 mil personas).
• Medianas empresas (de 1.000 a 10.000 personas).
• Medianas empresas (de 100 a 1 mil personas).
• Empresas pequeñas (menos de 100 personas).

Un signo importante de la sistematización de tales productos de información es la funcionalidad. Dependiendo del volumen implementado de tareas realizadas, existe la siguiente división generalmente aceptada en:

• Grande integrado.
• Promedio integrado.
• Gestión financiera.
• Local.

La versión local suele ser un producto de información unificado en caja de un enfoque limitado, con un costo total relativamente pequeño. La mayoría de las veces, cubre uno o más bloques en el campo de las finanzas de la organización o sus actividades contables. Dichos sistemas son adecuados para pequeñas empresas manufactureras o comerciales.

El sistema financiero y de gestión de la gestión empresarial se puede utilizar principalmente en organizaciones que no son de producción, principalmente comerciales o que trabajan en la prestación de servicios. Además de las finanzas y la contabilidad, aquí también intervienen los módulos de gestión logística.

Los sistemas de información integrados, dependiendo de la escala del objeto de destino, pueden ser medianos o grandes. Cubren todos los procesos comerciales de las estructuras corporativas, a saber, la interacción con proveedores y consumidores,producción del producto final, flujos materiales y financieros, relaciones de personal, suministro, almacenamiento y mercadeo, implementación de proyectos y muchos otros.

Mercado de sistemas ERP modernos

Todos los productos de software presentados hoy en el mercado nacional se pueden dividir en dos categorías principales: rusos e importados. Las diferencias entre ellos no están solo en el lugar de creación, sino también en la funcionalidad.

Los poderosos desarrollos occidentales sirven como estándares para lo que comúnmente se llama sistemas de clase ERP. Los ejemplos más claros de estos son los productos de SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Todos ellos se pueden utilizar en objetivos de cualquier nivel, incluidos los muy grandes. Sin embargo, su uso por parte de las empresas rusas a menudo puede resultar difícil debido a la posible aparición de los siguientes problemas:

• F alta de preparación de las empresas para una reorganización seria de los procesos comerciales existentes. La escala de tales cambios es difícil de exagerar. Los procesos comerciales de los sistemas de gestión de empresas extranjeras son fundamentalmente diferentes de los que se utilizan comúnmente en nuestro país.
• Número insuficiente de especialistas capaces de implementar un proyecto de implementación de un sistema ERP de importación en Rusia con el nivel de calidad adecuado.
• El alto costo de usar tales soluciones.

A pesar del retraso general con respecto a los análogos occidentales, los desarrollos rusos modernos están aumentando gradualmente su funcionalidad. Están totalmente adaptados al trabajo de las empresas nacionales. y se puede implementar con éxitosi en un caso particular no se requiere una amplia cobertura de los procesos de negocio, pero basta con configurar la contabilidad en algunas áreas de actividad utilizando un sistema ERP. Ejemplos de desarrollos domésticos avanzados son los productos de 1C y Galaktika.

Mirando hacia el futuro - ERP II

Surgido hace algún tiempo, el concepto de ERP II fue el resultado de mejorar la metodología ERP. La planificación y la gestión de los recursos empresariales siguen estando entre las tareas principales aquí. Sin embargo, el rápido desarrollo de Internet, que inició el surgimiento de una nueva metodología, dejó su huella, haciendo que los negocios tradicionales fueran en parte electrónicos. ERP II es una combinación de un sistema de gestión empresarial clásico con soluciones específicas de comercio en línea.

Ahora se ha vuelto extremadamente importante interactuar con sus contrapartes a través de la red. Hay dos áreas importantes para esto: la gestión de la cadena de suministro y la gestión de las relaciones con los clientes. La información dentro de la empresa deja de ser solo tal, ingresa al entorno externo y se convierte en la base para la cooperación con otras entidades comerciales. El nuevo concepto en este caso se formula como la gestión de los recursos y las relaciones exteriores de la empresa. Además de la reorientación ideológica, los sistemas ERP II recibieron sus propias características tecnológicas.

Resolviendo el problema de elegir un sistema

La elección de un software de este nivel es un proceso extremadamente responsable. Una decisión equivocada en este tema, especialmente para proyectos a gran escala, puedeimplicar costos impresionantes de tiempo y dinero en ausencia del resultado esperado.

La implementación efectiva de un sistema a gran escala, que, por ejemplo, debe garantizar la gestión efectiva de una empresa manufacturera, requerirá necesariamente la reingeniería de procesos comerciales de la misma. Es importante evitar una situación en la que, al final del procedimiento de implementación, el programa recopile datos no utilizados o no resuelva las tareas necesarias. Por esta razón, es mejor invitar a un equipo de expertos que hayan demostrado su valía en esta materia para que cooperen con el fin de implementar el proyecto.

Existe una determinada lista de criterios sobre la base de los cuales el equipo del proyecto, de acuerdo con la administración de la empresa objetivo, puede tomar una decisión óptima y rentable sobre la elección de un producto de software:

• Cumplimiento de las capacidades técnicas y funcionales del sistema con los principales objetivos de la empresa.
• El costo total de propiedad debe ajustarse al presupuesto asignado para este propósito. Además del costo de comprar el sistema, esto incluye costos operativos y otros tipos de costos indirectos.
• El sistema de información tipo ERP implementado debe cumplir con todos los requisitos técnicos generalmente aceptados, lo que significa que debe ser escalable, confiable, resistente a posibles fallas, contar con protección antivirus y antihacker.
• El proveedor debe garantizar el mantenimiento y soporte posterior del software instalado.

El proceso de implementación de sistemas de clase ERP

La introducción de los sistemas ERP en las empresas acompaña la implementación de las estrategias del mismo nombre en ellas. Este procedimiento, dependiendo de la escala del objeto de destino, suele durar desde varias semanas hasta varios años. Una organización puede participar en la implementación por su cuenta o utilizar la ayuda de empresas especializadas en esto. Podemos distinguir las principales etapas de este proceso:

1. Organización principal. Aquí es necesario definir metas estratégicas, objetivos y designar el efecto esperado de implementación para una organización en particular. En base a estos datos, será posible elaborar un plan técnico para el proyecto.
2. Desarrollo de proyectos. En esta etapa se analizan las actividades actuales de la organización: su estrategia de promoción, procesos de negocio. Con base en sus resultados, se construye un modelo de sistema y se realizan las mejoras apropiadas al plan de trabajo.
3. Ejecución del proyecto. Dado que las reglas para llevar a cabo los procesos comerciales están dictadas por el sistema ERP implementado, aquí se transforman de acuerdo con los requisitos unificados. Si es necesario, se lleva a cabo el desarrollo de formularios de informes y algoritmos para transferir datos de programas de contabilidad utilizados anteriormente. Si en las etapas anteriores se revela la insuficiencia de las funciones del sistema para el objeto, se finaliza. Concluye con la capacitación del usuario y la prueba previa.
4. Puesta en marcha. En el proceso de uso, se identifican y eliminan posibles errores y mal funcionamiento.

SistemaHoy en día, la administración de clase ERP no es solo una copia de un software costoso instalado en todas las computadoras de una organización, sino también la principal fuerza impulsora detrás de una estrategia comercial prometedora. Su elección debe basarse en las necesidades y capacidades existentes del objeto de destino. El éxito posterior de todo el negocio en su conjunto depende de la corrección de la decisión tomada y de la implementación de los pasos para la implementación posterior.