¿Qué es el control de inventario? Formas de llevar la contabilidad del almacén. Organización de contabilidad, responsabilidad, programas

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La operación exitosa de una empresa consiste en el impacto total de varios factores y el desempeño competente de las funciones clave. Al mismo tiempo, cabe señalar que la contabilidad correcta de los bienes se puede atribuir a una de las principales condiciones para el funcionamiento estable de la empresa.

Gestión de inventario

Este concepto se utiliza para definir la contabilidad constante cuantitativa y varietal que se lleva a cabo en el almacén. Sin tener en cuenta las mercancías colocadas en el almacén, es difícil garantizar su seguridad. Para tal proceso se utiliza una ficha de inventario de materiales, que es un formulario aprobado por ley para registrar el movimiento de materiales de un determinado tipo, tamaño y grado en el almacén. Se rellenan para cada número de artículo del material. Los mantiene una persona financieramente responsable, como un gerente de almacén o un almacenista.

Antes de confiar al almacenista las existencias materiales de la empresa, por regla general, se concluye un acuerdo con él. Describe los tipos de trabajo que realiza el empleado y el grado de responsabilidad en caso de pérdida o daño de los productos almacenados en el almacén.

Organización de la contabilidad del almacén

Un proceso contable bien organizadolos materiales colocados en el territorio del almacén son un segmento muy importante y necesario de las actividades de la organización. Para la operación eficiente del almacén, se utilizan dos sistemas contables comunes: lote y clasificado. Pero no importa qué elección se haga, los empleados financieramente responsables mantendrán registros de los productos de la empresa en especie. Este procedimiento se lleva a cabo mediante el uso de pedidos de mercancías entrantes y salientes.

Si tomamos en cuenta la información contenida en los manuales de contabilidad de inventarios de la empresa, podemos concluir que la contabilidad analítica de bienes y materiales se realiza mediante el método de balance o facturas negociables. Con estos enfoques, la contabilidad se lleva a cabo en el contexto de cada lugar de almacenamiento, así como dentro de ellos con la fijación de números de artículos, varios grupos de productos, cuentas sintéticas y subcuentas.

Uso de tarjetas

La contabilidad de inventario de materiales, que se basa en hojas de rotación, en la mayoría de los casos implica el uso de los dos métodos mencionados anteriormente. Esto le permite optimizar el funcionamiento del almacén y lograr un mayor nivel de productividad.

En la primera opción se utiliza una ficha contable de almacén, la cual se abre para cada tipo de artículo de inventario almacenado en el almacén. Muestra datos de suma cuantitativa, que, de hecho, es el movimiento de materiales. La base para completar tales tarjetas es la contabilidad primaria.documentos.

La contabilidad de almacén con tarjetas también implica mostrar los saldos del primer día y calcular la facturación del mes. Con la ayuda de dicha documentación, las hojas de rotación se compilan para cada almacén por separado. Además, los datos de aquellas tarjetas que están en el departamento de contabilidad se cotejan con la documentación en el almacén.

También es posible que las tarjetas de contabilidad no se mantengan en el departamento de contabilidad. En este caso, la documentación entrante y saliente se agrupa por números de artículo. Después de eso, con la ayuda de estos documentos, se calculan los resultados del mes y los datos sobre gastos y recibos se registran por separado. Además, esta información se muestra en la hoja de facturación. Los saldos que se muestran en estos estados de cuenta se comparan con los saldos registrados en las tarjetas de contabilidad en el almacén.

Contabilidad de saldos

Esta forma de contabilidad de almacén difiere de la anterior. La diferencia clave es que no existe una contabilidad cualitativa y total en el contexto de bienes y materiales en el departamento de contabilidad. Las declaraciones de facturación, respectivamente, tampoco se compilan.

Con este tipo de organización del almacén, la contabilidad de bienes y materiales se lleva a cabo en el contexto de subcuentas, grupos de productos y hojas de balance, que se utilizan para contabilizar artículos de inventario exclusivamente en términos monetarios. La contabilidad es llevada a cabo por personas financieramente responsables. Para este proceso, se utiliza el libro mayor de inventario o diario apropiado.

En cuanto al departamento de contabilidad, se ocupa de la recepción dedocumentación contable de personas financieramente responsables y posteriormente verifica los datos recibidos. Cuando se completa el proceso de conciliación, los saldos de materiales que se registraron el primer día se transfieren al balance general.

Contabilidad de fiestas

El comercio y el almacén en este caso se organizan de tal manera que un lote específico de mercancías se almacena por separado. Y para cada uno de ellos, el comerciante escribe una tarjeta de lote en dos copias. Se utiliza un libro especial para registrar dichas tarjetas. En este caso, es el número del lote aceptado el que constituye el número de registro en este libro. Después de ingresar la información necesaria, una copia se transfiere al departamento de contabilidad y la otra permanece en el almacén y realiza la función de registro contable del almacén.

Vale la pena señalar el hecho de que los bienes y materiales del mismo nombre se determinan como un lote. Este producto debe ser suministrado por un proveedor. En cuanto al número de entregas, puede haber varias.

Al llenar una tarjeta de lote, el trabajador del almacén debe indicar la fecha de compilación, su número, la hora de llenado del acto de recepción de la mercancía, el tipo de transporte, los datos del proveedor, el número y la fecha de la factura, el nombre del producto, el lugar de salida, así como el peso y grado.

La contabilidad de almacén de materiales, que utiliza el método de lotes, implica el reflejo durante el despacho de las mercancías de la fecha de esta acción, el número del documento de mercancía consumible, el modo de transporte, el nombre del destinatario, la cantidad y el grado de los productos vendidos. Al mismo tiempo, el documento de gastos indicanúmero de tarjeta de fiesta.

Cuando se agotan todas las existencias de un lote en particular, el gerente de almacén y el comerciante firman la tarjeta y la transfieren al departamento de contabilidad, donde posteriormente se verificará.

Es posible que se revele un f altante durante la verificación. En este caso, la contabilidad del almacén implica las siguientes acciones: antes del próximo inventario, el contador cancela la escasez de los costos de distribución, pero solo con la condición de que esté dentro de los límites de la pérdida natural. Si se excedieron las normas, entonces la escasez debe recuperarse de aquellas personas que son financieramente responsables de los productos almacenados en el almacén.

También vale la pena considerar la información de que el sistema de inventario por lotes incluye la elaboración de un acto para un lote completamente utilizado de bienes y materiales.

¿Cómo se utilizan los diarios de almacén para clasificar?

Si se utiliza este método de contabilidad, el almacenista abre una o más páginas en el diario de mercancías para cada variedad y nombre de producto. También se puede ingresar una tarjeta separada. El número de páginas depende del volumen de operaciones realizadas en recepción y consumo.

En el título de una ficha o página de una revista, se debe indicar el artículo, nombre, variedad y demás características que distinguen a un determinado producto. El espacio restante en la página se usa para reflejar recibos, gastos y saldos de productos.

Se requiere libro de inventario (diario) para registrar datos al registrar cada recibo o gastodocumento.

La legislación permite el uso de varias formas de revistas. Un ejemplo es un diario comercial en el formato N MX-2. Debe ser realizado por un almacenista u otra persona responsable. La base para su cumplimentación son los documentos de aceptación y expedición de mercancías y materiales, depositados con anterioridad. Dicho registro contiene los siguientes datos:

- fecha en que los bienes y materiales fueron aceptados para almacenamiento;

- la unidad que transfirió artículos de inventario al almacén;

- nombre, precio, cantidad, unidades de medida de bienes y materiales;

- número y fecha de los documentos que se utilizaron durante la emisión y recepción de productos;

- ubicación de almacenamiento.

Para que las mercancías sean aceptadas para el almacenamiento y posteriormente expedidas, es necesario certificar la documentación pertinente con las firmas del almacenista y del responsable del almacén.

Organizar adecuadamente la contabilidad del almacén de tipo cuantitativo, en la que se registran el movimiento y los saldos de los productos, ayudarán varios tipos de revistas de productos básicos, con la ayuda de los cuales los artículos de inventario se mantienen en los lugares de almacenamiento, así como la fijación su consumo. Dicha información también se puede mostrar en forma de declaraciones.

¿Cómo se lleva a cabo la reducción de inventario?

El comercio y el almacenamiento están inevitablemente asociados a fenómenos como la obsolescencia de los bienes, así como su disminución en la demanda o pérdida de calidad. Estos problemas no se pueden ignorar y el proceso de rebajas se utiliza para abordarlos de manera efectiva. Para su registro, necesitará un acta de depreciación de bienes materiales.

Debe redactarse y firmarse en dos ejemplares. Esto lo hacen personas responsables que representan a una comisión especial. Una copia permanece con el gerente del almacén (debe conservarse), la segunda se envía al departamento de contabilidad. En algunas situaciones, se puede adjuntar una copia al albarán de entrega. Esto se hace para la posterior transferencia de este documento a una organización dedicada a la venta de productos con descuento, o con el fin de devolverlo al fabricante.

Sistemas de gestión de almacenes

Una de las tareas clave de cualquier negocio es la automatización y optimización de todos los procesos internos de la empresa. Esto ahorrará tiempo y mejorará la calidad del servicio.

Almacén no es una excepción. Con el fin de agilizar diversos procesos relacionados con la recepción y consumo de mercancías, se utiliza un programa de contabilidad de almacenes. Puede tener un aspecto y una estructura diferentes, pero las funciones de dicho software siguen siendo las mismas.

Estamos hablando de las siguientes oportunidades:

- distribución de productos en el almacén por celdas de almacenamiento, lotes y personas responsables;

- posibilidad de recálculo dinámico de saldos de stock;

- seguimiento de la carga a lo largo de las rutas de tráfico;

- uso de varios métodos de fijación de precios de bienes;

- inventario y posterior formación de informes relevantes según sus resultados;

- formación de recibos y órdenes de almacenaje;

- revalorización de bienes debido a la influencia de varios factores que forman su valor;

- gestión de almacenes.

Un programa de control de inventario bien diseñado le permite establecer una operación eficiente de un almacén de tránsito, así como almacenes de propósito general. También se practica el uso de un análogo electrónico de la tarjeta de contabilidad del almacén, que tiene todos los filtros pertinentes. Estamos hablando de información de seguimiento en las siguientes áreas:

- la moneda utilizada para pagar los bienes (según el estado de colación, el acto de excedente y escasez, el estado de disponibilidad real, etc.);

- lote de productos, condiciones de su almacenamiento, fecha de vencimiento de los certificados;

- varios tipos de operaciones con bienes y materiales;

- propósito;

- clasificación;

- personas económicamente responsables;

- Operaciones de dotación y desmantelamiento de bienes materiales en el almacén.

Como regla general, el desarrollador finaliza dicha contabilidad de almacén automatizada, teniendo en cuenta las características individuales del negocio de un cliente en particular.

Programas actuales

Se pueden utilizar varios programas para organizar eficazmente el trabajo del almacén. Pero una de las opciones más populares es "Contabilidad de almacén 1C". Este software tiene ciertas ventajas que atraen a muchas empresas que integran este programa en sus almacenes.

Las funciones de las teclas se ven así:

- contabilidad rápida y oportuna de los activos materiales, su llegada y movimiento;

- mantenimiento preciso de toda la documentación del almacén;

-mantenimiento oportuno y conveniente de un diario de almacén (tarjetas);

- disponibilidad de todas las herramientas necesarias para el correcto inventario;

- representación y procesamiento del sistema de almacén.

Con la ayuda de este software, puede cubrir cualitativamente varias áreas de la actividad económica de la empresa. Estamos hablando de gestionar reglas de venta, stocks, finanzas, compras y entrega de mercancías. Las principales ventajas de "1C" incluyen la facilidad de uso del programa, la posibilidad de su corrección teniendo en cuenta las necesidades de una organización en particular y el pleno cumplimiento de las normas de la legislación rusa.

Si lo desea, puede utilizar otros programas: "Super Almacén", "Bienes-dinero-bienes" y otros.

Conclusión

Obviamente, el trabajo del almacén juega un papel importante en la construcción de una empresa eficaz. Por tanto, la calidad del servicio, la velocidad de entrega y el estado del proceso de venta en su conjunto dependen del nivel de organización de las funciones del almacén. Por lo tanto, cualquier empresa interesada en construir con éxito un ciclo de ventas y entrega de productos debe organizar adecuadamente la contabilidad de los bienes.